miércoles, 29 de junio de 2011

Buenas Prácticas: Grupos y Contactos

En elibom.com puedes crear grupos y contactos para ahorrar tiempo a la hora de componer un mensaje. Sin embargo, si la lista de contactos se desactualiza frecuentemente, puedes terminar gastando más tiempo del ahorrado actualizándola (eliminando contactos, agregando los que faltan, etc.). En este caso, es preferible manejar un archivo de Excel con la información de tus contactos actualizada y utilizar la opción "Componer mensaje desde archivo" cuando necesites enviar mensajes.

Las siguientes son algunas preguntas que nos permiten validar si se justifica crear un grupo o un contacto en el sistema sin tener que lidiar después con información desactualizada:

- ¿Cuántos contactos tiene el grupo? Grupos de más de 500 contactos se desactualizan rápidamente y son complicados de mantener en el sistema.

- ¿Qué tanto cambia la información de los contactos? Si la información cambia constantemente tendremos problemas para mantenerla actualizada.

- ¿Donde están almacenados actualmente los contactos? Si la información está en un archivo de Excel o un Sistema de Información (p.e. un CRM) es preferible mantenerla ahí. Cuando necesitemos enviar un mensaje simplemente tomamos esta información y utilizamos la opción "Componer Mensaje desde Archivo"; así no gastamos tiempo creando el grupo, subiendo los contactos y después manteniendo la información duplicada en el archivo del Excel y en Elibom SMS.

En conclusión, aunque la posibilidad de crear contactos y grupos es una excelente herramienta, es importante saber cuando usarla. En algunas ocasiones es mejor mantener los contactos en uno o varios archivos - fáciles de actualizar - y componer los mensajes a partir estos archivos.

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